A renovação de contrato de TI costuma chegar sem barulho. Um dia o prazo de aviso passa, o contrato renova sozinho e a empresa fica mais 12 ou 24 meses com o mesmo fornecedor, nas mesmas condições. Isso acontece com mais frequência do que se imagina, principalmente quando ninguém do setor de compras tem a data marcada no calendário. Neste artigo, você vai ver como se preparar para negociar com antecedência. Também vai entender o que revisar antes de aceitar qualquer renovação.

Por que a renovação de contrato de TI merece planejamento

Na hora de renovar, a empresa tem o maior poder de negociação que vai ter durante todo o contrato. Afinal, o fornecedor quer manter o cliente. Por isso, esse é o melhor momento para pedir ajustes de preço, de prazo e de nível de serviço. No entanto, quem deixa a decisão para a última semana perde essa vantagem. Sem tempo para comparar alternativas, a renovação vira uma simples assinatura.

Comece pelo calendário

O primeiro passo é descobrir a data limite para avisar que a empresa não quer renovar. Em muitos contratos, esse aviso precisa chegar entre 60 e 90 dias antes do vencimento. Ou seja, a negociação real começa meses antes do fim do contrato. Por exemplo, um contrato que vence em dezembro pode exigir decisão já em setembro. Por isso, marque essa data no calendário do setor de compras e do financeiro, com alertas.

O que revisar antes de aceitar a renovação

Antes de conversar com o fornecedor, revise como o serviço se comportou durante a vigência. Verifique se os prazos de atendimento do SLA foram cumpridos e quantos chamados críticos aconteceram. Além disso, confira se o reajuste previsto está de acordo com o índice combinado. Em seguida, compare o valor atual com o de propostas de mercado. Dessa forma, você chega à mesa de negociação com dados, e não só com impressões.

A liberdade de negociar as condições do contrato está prevista no Código Civil. Portanto, nenhuma cláusula de renovação precisa ser aceita sem discussão.

Quando vale trocar de fornecedor

Nem toda renovação deve terminar em troca. Contudo, alguns sinais indicam que vale a pena buscar alternativas. Atrasos recorrentes no atendimento, falta de transparência sobre incidentes e aumentos de preço sem melhoria no serviço são os mais comuns. Assim, antes de decidir, peça cotações de pelo menos dois outros fornecedores. Se precisar de apoio nessa comparação, o artigo sobre cláusulas que todo contrato de TI deveria ter ajuda a montar o critério. Já o comparativo de custos de terceirização mostra como colocar o valor na ponta do lápis.

Como negociar a renovação de contrato de TI na prática

Comece pedindo ao fornecedor um relatório de desempenho do período. Em seguida, apresente os pontos que precisam melhorar e o que a empresa espera para o próximo ciclo. Por exemplo, você pode pedir um prazo menor de renovação, uma revisão do SLA ou a inclusão de cláusulas de proteção de dados. Esse último ponto é importante, como mostramos no artigo sobre segurança de dados em TI terceirizada. Por fim, registre tudo em um aditivo por escrito. Acordos verbais não protegem ninguém.

Checklist rápido antes de renovar

Antes de assinar a renovação, vale confirmar os pontos abaixo.

• A data limite para avisar sobre a não renovação está marcada no calendário?
• O SLA do contrato atual foi cumprido durante a vigência?
• O reajuste proposto segue o índice combinado em contrato?
• Existem cotações de pelo menos dois outros fornecedores para comparar?
• Todas as mudanças negociadas estão registradas em aditivo contratual?

Se alguma resposta for não, então ainda há tempo para ajustar antes de assinar.

Como a SYNA IT conduz a renovação com seus clientes

Na SYNA IT, a renovação começa com uma revisão do que foi entregue no período. Mostramos os números de atendimento, os incidentes resolvidos e o que pode melhorar. Além disso, deixamos as condições de renovação claras, sem prazos escondidos. Se sua empresa está perto do fim de um contrato de TI e quer uma segunda opinião, vale conversar com nosso time antes de o prazo de aviso vencer.